Student associations: foundation, rights, duties

I passi per ottenere lo status di associazione studentesca riconosciuta sono, sui campus di Lugano:

1. Formulare in maniera concisa lo scopo della nuova associazione.
2. Verificare nell’elenco delle associazioni riconosciute se esistano già associazioni con un profilo simile. Se così fosse, vagliare la possibilità di collaborare con l’associazione esistente.
3. Valutare se l’associazione proposta sia sostenibile nel tempo e in particolare se esista un potenziale ragionevole di attrarre annualmente nuovi membri in grado di garantire l’avvenire delle attività dell’associazione.
4. Riflettere su come le attività dell’associazione si inseriscano nella comunità universitaria e su come sviluppare programmi ed eventi che promuovano il senso identitario dell’USI.
5. Creare il nucleo direttivo dell’associazione composto da almeno 3 persone: nominare il Presidente, il Vice-presidente e il Tesoriere. I membri del nucleo direttivo sono i rappresentanti legali dell'associazione. Indicare i loro nominativi, contatti e università di appartenenza nella domanda di riconoscimento.
   Il Presidente dell'associazione deve essere uno studente regolarmente immatricolato all'USI; la categoria di studente comprende in questo contesto anche i dottorandi. Vice-presidente e Tesoriere possono essere in caso alumni o collaboratori dell'USI oppure studenti di altre istituzioni accademiche svizzere riconosciute o di altre istituzioni accademiche riconosciute e legate all'USI da accordi in ambito formativo.  
6. Assicurarsi un minimo di altri 10 studenti che abbiano interesse a partecipare alle attività dell’associazione. Gli interessati devono essere studenti e almeno 7 di essi devono essere studenti regolarmente immatricolati all’USI; gli altri 3 possono essere studenti di altre istituzioni accademiche svizzere riconosciute o di altre istituzioni accademiche riconosciute e legate all’USI da accordi in ambito formativo. Nomi e indirizzi e-mail degli interessati sono da indicare nella domanda di riconoscimento.
7. Redigere lo statuto della nuova associazione, secondo il modello disponibile in allegato e/o il modello delle altre associazioni.
8. Firmare l'impegnativa che conferma l'assenza di finalità lucrative (disponibile in allegato). 
9. Leggere attentamente le sezioni dedicate a: 
   - benefici;
   - come usufruire dei benefici;
   - obblighi delle associazioni studentesche. 
10. Compilare e inviare la domanda di riconoscimento con gli allegati richiesti.

Che cosa succede dopo l'invio della domanda di riconoscimento? 

Dopo l'invio della domanda di riconoscimento la procedura prevede i seguenti passaggi: 

• il Servizio comunicazione e media esprime il proprio preavviso sul riconoscimento all'attenzione del Prorettore per la formazione e la vita universitaria dell'USI; il preavviso non è vincolante; 
• il Prorettore per la formazione e la vita universitaria dell'USI decide sul riconoscimento. La decisione viene comunicata ai richiedenti dal Servizio comunicazione e media. 

Quanto dura il riconoscimento?

Il riconoscimento iniziale è valido: 

• per le associazioni che vengono riconosciute durante il semestre autunnale (settembre-gennaio):
  fino al 31 dicembre dell'anno successivo.
• per le associazioni che vengono riconosciute durante il semestre primaverile (febbraio-agosto)
  fino al 31 dicembre dello stesso anno. 

Il riconoscimento è in seguito rinnovabile. Ogni rinnovo è valido per un anno. Il rinnovo è da effettuare nei tempi e nelle modalità descritti nella sezione Doveri e obblighi.

Lo status di “associazione studentesca riconosciuta” comporta l’inserimento nell’elenco delle associazioni riconosciute e dunque la possibilità di usufruire dei seguenti benefici: 

• ​prenotazione gratuita delle aule e delle relative attrezzature audio-video per scopi strettamente legati alle attività dell’associazione. Sono escluse le feste studentesche.
  La procedura da seguire per la richiesta è indicata nella sezione Come fare per usufruire dei benefici.
• possibilità di usare la definizione “un’associazione studentesca attiva presso l’Università della Svizzera italiana” nella propria comunicazione. Non è invece possibile usare il logo ufficiale dell’USI. Per gli altri obblighi in tema di comunicazione, fare riferimento alla sezione Doveri e obblighi.
• possibilità di presentarsi con uno stand nel contesto delle giornate delle matricole e in altre occasioni. 
• assegnazione di una casella postale @usi.ch, con diritto di inviare email agli studenti. La possibilità di invio ad altri gruppi della comunità USI può essere concessa in via d'eccezione con il consenso del Prorettore per la formazione e la vita universitaria. 
  La procedura da seguire per la richiesta è indicata nella sezione Come fare per usufruire dei benefici. Gli obblighi cui le associazioni sono tenute nell’uso della loro casella postale USI sono indicati nella sezione Doveri e obblighi.
• assegnazione di un URL sotto il dominio usi.ch per ospitare il sito dell’associazione. Il sito dovrà essere realizzato in maniera indipendente.
  La procedura da seguire per la richiesta è indicata nella sezione Come fare per usufruire dei benefici. Gli obblighi cui le associazioni sono tenute nell’uso di un sito con dominio usi.ch sono indicati nella sezione Doveri e obblighi.    
• possibilità di richiedere la pubblicazione dei propri eventi sul sito dell’USI e sulla newsletter USIFlash (comunicazione interna) scrivendo a press@usi.ch. Il Servizio comunicazione istituzionale selezionerà gli eventi più rilevanti per la comunità. 
• breve consulenza da parte del Servizio comunicazione istituzionale su eventuali comunicati stampa (la comunicazione dovrà però essere fatta in maniera autonoma), sull’uso dei social media per la promozione delle proprie attività e sulla costruzione di una propria identità visiva (scrivere a press@usi.ch). 
• buono di 100 CHF per anno accademico (1 settembre - 31 agosto) presso il CopyCenter da usare per  stampati -– volantini, locandine, etc. – di promozione delle proprie attività. 
  La procedura da seguire per la richiesta è indicata nella sezione Come fare per usufruire dei benefici. Ricordiamo che sugli stampati delle associazioni studentesche non è possibile usare il logo dell'USI (vedi anche la sezione Doveri e obblighi)
• possibilità di avere un banchetto, ad esempio per vendite di biglietti o di torte per raccogliere fondi. 
  La procedura da seguire per la richiesta è indicata nella sezione Come fare per usufruire dei benefici. 
• possibilità di richiedere merchandising dell’USI per eventi particolari al Servizio orientamento e promozione, che valuterà se concederlo a seconda della natura dell’attività e della disponibilità del merchandising (scrivere a orientamento@usi.ch.
• possibilità di portare negli spazi dell’USI esposizioni o eventi di interesse per gli studenti o per il pubblico, previa autorizzazione dell'Università (inviare la proposta a associazioni-studentesche@usi.ch). 

Richiesta di aule

Le richieste di aule sul campus di Lugano devono essere rivolte per iscritto e solo per iscritto:

• a gestione-aule.lu@usi.ch, per le aule dello Stabile principale e del Palazzo rosso;
• a decanato.inf@usi.ch, per le aule dello Stabile informatica (Stabile nero).

Nella richiesta deve essere indicata la capienza desiderata, la data, l’ora e lo scopo. La richiesta deve essere inviata dalla mail USI dell’associazione. Le richieste di prenotazione devono essere effettuate con un anticipo di almeno 7 giorni.

Preghiamo le associazioni di essere flessibili in considerazione della generale mancanza di spazi liberi e di tenere conto che la disponibilità di aule durante le ore di lezione, in particolare tra le 8.00 e le 17.30, è estremamente limitata.

Ricordiamo che le associazioni non sono in nessun caso autorizzate a occupare spazi senza la relativa conferma da parte di gestione-aule.lu@usi.ch o decanato.inf@usi.ch.

Auditorio e Aula magna

Auditorio e Aula magna non sono concessi in via gratuita alle associazioni studentesche. Le associazioni devono seguire la normale procedura amministrativa di richiesta. Per informazioni: https://www.usi.ch/it/universita/dove-siamo/sede-congressuale. Per le associazioni studentesche l’amministrazione può prevedere condizioni agevolate.

Eccezioni sono possibili con il preavviso favorevole del Prorettore per la formazione e la vita universitaria.

Casella postale

Ottenuto il riconoscimento, il Presidente dell’associazione sarà contattato dal Servizio comunicazione istituzionale per concordare un indirizzo @usi.ch per l’associazione, conforme alle direttive dell’Università in tema. In seguito, la casella mail sarà creata e gli amministratori del sistema informatico forniranno al Presidente dell’associazione le credenziali di accesso. La casella sarà accessibile via webmail (mail.usi.ch) e permetterà di usare anche gli indirizzi collettivi degli studenti.

Le associazioni studentesche sono tenute a un uso appropriato della casella mail @usi.ch, in particolare per quanto riguarda frequenza e contenuto dei messaggi. Indicazioni più specifiche sono contenute nella sezione Doveri e obblighi.

URL

Le associazioni che volessero ospitare un sito su un dominio usi.ch sono inivitate a segnalarlo a associazioni-studentesche@usi.ch, indicando:  

• un responsabile amministrativo del futuro sito (nome, cognome, email) scelto tra i membri del comitato direttivo dell’associazione;
• un responsabile tecnico / webmaster del futuro sito (nome, cognome, email);
• tipo di spazio richiesto: window o unix;
• necessità o meno di un database.

Il Servizio comunicazione e media prenderà quindi contatto con l’associazione per concordare un indirizzo URL conforme alle direttive dell’Università in tema. Una volta creato il dominio, i servizi informatici provvederanno a fornire le credenziali per accedervi.

Ricordiamo che l’Università mette a disposizione solo il dominio. Il sito dovrà essere realizzato in maniera autonoma dall’associazione. Sul sito dovrà essere ospitato un disclaimer che lo identifica come il sito di un’associazione studentesca, che non rientra sotto la responsabilità dell’Università della Svizzera italiana. Un modello di disclaimer è riportato nella sezione Doveri e obblighi.

Stampati

I materiali da stampare devono essere prodotti in maniera autonoma.

La richiesta di stampa deve essere inviata con almeno 7 giorni di anticipo scrivendo via mail a copycenter@usi.ch e mettendo in copia associazioni-studentesche@usi.ch.

I materiali devono essere inviati in versione PDF, specificando le quantità desiderate. Per volantini, locandine e poster, i principali formati di stampa disponibili sono A5, A4 e A3. I biglietti da visita devono essere in formato 5,5 cm x 8,5 cm, disposti su un A4. Ricordiamo che su stampati e biglietti da visita delle associazioni studentesche non è possibile usare il logo dell’USI (vedi anche sezione Doveri e obblighi).

Banchetto (stand)

Per porre un banchetto sul campus di Lugano occorre:

• prenotare lo spazio desiderato (atrio dello stabile principale, spazio esterno sotto la mensa), scrivendo a gestione-aule.lu@usi.ch e indicando data, ora e scopo. La prenotazione deve essere fatta con un anticipo di almeno 7 giorni;
• una volta ricevuta la conferma della prenotazione dello spazio, inoltrare tale conferma a logistica.lu@usi.ch, chiedendo il materiale necessario (banchetto, sedie). Il Servizio logistica provvederà a portare il materiale in data, ora e luogo concordati.

Ricordiamo che le associazioni non sono in nessun caso autorizzate a occupare spazi senza la relativa conferma da parte di gestione-aule.lu@usi.ch e non sono in nessun caso autorizzate a usare materiali (banchi, sedie) che non siano quelli forniti dal Servizio logistica.

Esposizione roll-up

Per esporre un roll-up (poster con supporto) sul campus di Lugano occorre:

• prenotare lo spazio desiderato (atrio dello stabile principale, atrio del palazzo rosso), scrivendo a gestione-aule.lu@usi.ch e indicando scopo, contenuto del roll-up e giorni in cui si desidererebbe esporlo (da … a …). La prenotazione deve essere fatta con un anticipo di almeno 7 giorni.

Una volta ricevuta la conferma della prenotazione dello spazio, è possibile procedere. Ricordiamo che le associazioni devono provvedere in modo autonomo sia alla stampa sia all’esposizione del roll-up, che deve dunque essere già dotato del relativo supporto.

Accettando lo status di “associazione studentesca riconosciuta”, le associazioni studentesche accettano anche i seguenti doveri e obblighi, e il diritto dell’Università della Svizzera italiana di verificarne il rispetto.

1. Obblighi generali

1.1 Le associazioni studentesche riconosciute dall’USI devono essere costituite per svolgere attività di carattere culturale, formativo, ricreativo, di sostegno alla didattica e/o di rappresentanza della componente studentesca che non si pongano in sostituzione o contrasto con attività istituzionali, valori, diritti, statuti, regolamenti, disposizioni o interessi dell’USI. Le attività devono essere a favore degli studenti e senza finalità di lucro. L’assenza di finalità di lucro deve essere attestata anche tramite la relativa impegnativa, che deve essere presentata alla nascita dell’associazione e che l’USI potrà chiedere di presentare nuovamente su base regolare.   

1.2 Le associazioni si devono ispirare a principi di democrazia e uguaglianza dei diritti di tutti gli associati.

1.3 Le associazioni si assumono la totale responsabilità delle attività che organizzano e delle proprie azioni più in generale e accettano che l’Università della Svizzera italiana non possa in nessun caso essere considerata responsabile per le loro attività e azioni.

2. Rinnovo del riconoscimento

2.1 Per rinnovare il riconoscimento, le associazioni devono presentare:

• un elenco aggiornato del nucleo direttivo e dei soci.  
  Almeno uno dei membri del nucleo direttivo dell’associazione deve essere uno studente regolarmente immatricolato all’USI. Le associazioni, inoltre, dovranno avere tra i propri soci almeno altri 7 studenti regolarmente immatricolati all’USI. La categoria di studente comprende in questo contesto anche i dottorandi;
• un resoconto delle attività svolte durante l’anno precedente e un programma di massima delle attività previste per l’anno successivo;
• l’impegnativa che conferma l’assenza di finalità lucrative, nuovamente controfirmata.

La documentazione richiesta deve essere presentata tra il 1° novembre e il 15 dicembre di ogni anno. Sulla base della documentazione, sarà presa la decisione in merito al rinnovo.

3. Contabilità

3.1 Le associazioni sono tenute a redigere una semplice contabilità di entrate e uscite. L’USI si riserva il diritto di eseguire verifiche della contabilità, con la sola finalità di garantire il rispetto delle finalità istitutive, in particolare l’assenza dello scopo di lucro.

3.2 Le associazioni possono stringere accordi di sponsorizzazione e/o collaborazione di carattere commerciale con terzi, purché tali accordi non abbiano finalità di lucro e più in generale siano finalizzati esclusivamente a permettere o favorire attività nell’interesse degli associati e della comunità studentesca. Gli accordi di sponsorizzazione e collaborazione devono essere stipulati in forma scritta e conservati; su richiesta, ne deve essere consentita la visione da parte dell’USI. Eventuali eccedenze derivanti da sponsorizzazioni o collaborazioni devono essere reinvestite completamente nelle attività dell’associazione. Sponsorizzazioni e collaborazioni che prevedano flusso di denaro devono essere contabilizzate.

4. Attività di comunicazione

4.1 Nessuna associazione studentesca può presentarsi come un’entità ufficiale dell’Università della Svizzera italiana o promuovere una propria attività lasciando credere che sia organizzata dall’Università della Svizzera italiana. Pertanto nelle comunicazioni delle associazioni, su qualsiasi canale e in qualsiasi forma, non è permesso l’uso del logo dell’USI. Le associazioni possono presentarsi come “... un’associazione studentesca attiva all’Università della Svizzera italiana / all’USI”, ma non come “... un’associazione studentesca dell’Università della Svizzera italiana / dell’USI”.

4.2 Nelle comunicazioni email diffuse tramite la propria casella mail USI, o comunque indirizzate a destinatari @usi.ch, le associazioni sono tenute a:

a) usare esclusivamente i seguenti indirizzi collettivi disponibili in Outlook:
“40 studenti Bachelor”, “50 studenti Master” e “330 dottorandi”. 
L’uso degli altri indirizzi collettivi non è consentito.

b) inserire gli indirizzi collettivi disponibili in Outlook nel campo “copia per conoscenza nascosta” (Ccn / Bcc). Questo evita che gli indirizzi possano essere ricostruiti e usati da terzi.

c) diffondere contenuti appropriati.
Non sono permessi in particolare:

• contenuti diffamatori, calunniosi, offensivi, sessisti, razzisti, discriminatori, che incitano alla violenza, che rappresentano molestia o che ledono alla dignità, integrità o reputazione delle persone;
• attacchi personali e minacce;
• contenuti di carattere pornografico o osceno;
• contenuti formulati in linguaggio volgare o formulati in una lingua che non sia l’italiano, l’inglese, il francese, il tedesco o il romancio;
• pubblicità, propaganda o contenuti commerciali;
• contenuti ingannevoli, spam;
• file che contengono virus, cavalli di Troia, worm, time bomb, cancelbot ecc., file corrotti o qualsiasi altro software o programmi simili che possono danneggiare il funzionamento del computer o la proprietà di altri utenti;
• contenuti che violano la proprietà intellettuale, la privacy o in generale i diritti di terzi o la legge.

d) spedire messaggi destinati a indirizzi collettivi, o comunque a un alto numero di destinatari, con una frequenza massima di 1 messaggio al mese;

e) inserire sempre il Prorettore per la formazione e la vita universitaria (lorenzo.cantoni@usi.ch) e il Servizio comunicazione istituzionale (press@usi.ch) in copia al messaggio.

f) spedire messaggi dal peso appropriato; consigliamo di non superare 1-2 MB;

g) accompagnare sempre le proprie comunicazioni con una frase che identifichi il mittente come associazione studentesca, del tipo: “[nome dell’associazione] è un’associazione studentesca che si pone l’obiettivo di …”;

h) curare la correttezza delle informazioni che siano riferite all’USI (ex: nomi di istituti, titoli e afferenze di professori e docenti, …). Il Servizio comunicazione istituzionale (press@usi.ch) è a disposizione per ogni aiuto.

Nell’uso della casella @usi.ch le associazioni sono tenute a rispettare le direttive dell’USI in tema di uso della rete e delle infrastrutture informatiche e la normativa vigente sulla protezione della sfera privata. Usando la propria casella @usi.ch, le associazioni accettano inoltre che l’USI, nel rispetto della normativa vigente sulla protezione della sfera privata, possa effettuare verifiche sull’uso appropriato della casella postale.

4.3 Ogni associazione nella presentazione sul proprio sito o sui propri canali social network è tenuta a:

a) indicare chiaramente nella descrizione e/o nelle informazioni ("about", "bio", “disclaimer” ...) che il profilo, gruppo o pagina non è ufficialmente legato all'Università della Svizzera italiana (USI) e che dunque l'USI non può essere considerata responsabile per i suoi contenuti. Può essere usato un disclaimer di questo tipo: “[nome dell’associazione] è un’associazione studentesca che si pone l’obiettivo di … . Le associazioni studentesche sono entità autonome e non rappresentano in nessun caso l’USI”;

b) indicare chiaramente le proprie finalità, i campi di interesse, la lingua delle proprie attività (si raccomanda se possibile di includere sia l’italiano sia l’inglese) e il nominativo dei propri rappresentanti legali.

I contenuti dei siti e dei profili social delle associazioni sono totalmente a cura e di responsabilità delle associazioni stesse. Per i contenuti dei siti ospitati su dominio .usi.ch valgono le stesse direttive valide per le comunicazioni diffuse tramite la casella mail USI dell’associazione o comunque indirizzate a destinatari @usi.ch. 

5. Responsabilità nell'uso delle infrastrutture dell'USI 

5.1 Le associazioni studentesche sono tenute a riconsegnare gli spazi di cui usufruiscono in ordine e puliti, con le attrezzature integre e funzionanti. Nello svolgimento di tutte le proprie attività sono inoltre tenute al rispetto della normativa generale, in particolare per quanto concerne sicurezza e quiete pubblica. La responsabilità della cura degli spazi e delle attrezzature è dei rappresentanti legali dell’associazione, i quali saranno chiamati a rispondere per eventuali danni o problemi.

5.2 Le associazioni non possono in ogni caso fare uso di spazi e materiali senza la relativa conferma da parte dell’Università (vedi sezione “Come usufruire dei benefici”).

6. Diritti dell'USI

6.1 Le associazioni riconoscono e accettano il diritto dell’Università della Svizzera italiana di verificare il rispetto degli obblighi qui definiti e di sospendere o togliere lo status di “associazione riconosciuta” e/o i relativi benefici, in tutto o in parte. La decisione è presa dal Prorettore per la formazione e la vita universitaria.  

6.2 L’USI si riserva il diritto di sospendere o togliere il proprio riconoscimento e sostegno a un’associazione, e/o a determinate possibilità e modalità di usufrutto dei benefici da parte dei membri dell’associazione, in particolare nei seguenti casi:

• mancato rispetto delle finalità istitutive dell'associazione o ragionevole dubbio circa il mancato rispetto delle finalità istitutive dell’associazione;
• atti e comportamenti imputabili all'associazione o ai membri dell’associazione che siano lesivi dei diritti, degli statuti, dei regolamenti, delle disposizioni, dell'immagine, della dignità, del decorso, del nome o degli interessi dell’USI o della sua comunità studentesca, oppure dei diritti, dell'immagine, della dignità, del decoro o del nome di terzi in generale;
• mancata osservanza degli altri obblighi qui definiti.

La decisione è presa dal Prorettore per la formazione e la vita universitaria, dopo adeguata istruttoria, in cui è chiesto all’associazione di presentare la propria posizione.  

6.3 Un’associazione che perda il riconoscimento per motivi non gravi (per esempio la mancanza del numero minimo di soci in un determinato anno) può ottenerlo nuovamente ripetendo la relativa procedura. Può essere riproposto il precedente statuto.

6.4 L’USI si riserva il diritto di modificare le presenti linee guida in maniera unilaterale, previo avviso alle singole associazioni.