Informazioni pratiche per la comunità USI

Indennità (rimborsi)

Le indennità – o rimborsi – sono regolate dalle disposizioni riportate di seguito.

Le richieste sono da presentare:

Il personale operativo di riferimento è rappresentato da:

I responsabili amministrativi di riferimento sono:

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  • Disposizioni sulle indennità

    Del 01.10.2003, aggiornato al 01.06.2015

     

    Art. 1 Campo di applicazione

    1. Le presenti disposizioni si applicano al corpo accademico (segnatamente professori, docenti, assistenti, collaboratrici e collaboratori scientifici e didattici) ed al personale amministrativo, bibliotecario, tecnico ed ausiliario (in seguito collaboratori) dell’USI Università della svizzera italiana e degli Istituti annessi (in seguito USI), così come ad esterni secondo art. 2 cpv. 1, let d), e si applicano in generale indipendentemente dalla fonte di finanziamento.

     

    Art. 2 Indennità, definizione

    1. Conformemente alle presenti direttive, sono considerate indennità
    a) per tutti i collaboratori USI: le spese di trasferta, di vitto e alloggio che sono state occasionate dallo svolgimento delle proprie funzioni e previste nel budget
    b) per il corpo accademico stabile: i costi di partecipazione a convegni scientifici autorizzati dall’Istituto di pertinenza e previsti nel budget
    c) per il personale amministrativo, bibliotecario e tecnico: i costi di formazione autorizzati dalla direzione amministrativa e previsti nel budget
    d) per docenti a contratto annuale ed esterni (segnatamente conferenzieri, docenti invitati, membri di commissioni): le spese di trasferta e alloggio autorizzate dalla direzione amministrativa e previste nel budget, salvo le disposizioni di cui all’art. 3 cpv. 2 per i docenti a contratto annuale

    2. Altre spese non autorizzate dalla direzione amministrativa e/o che non rientrano nelle definizioni di cui al cpv. 1, non saranno di regola rimborsate, a meno che siano imputabili ai fondi di progetto o personali.

     

    Art. 3 Diritto all’indennità

    1. In generale, l’USI riconosce il diritto alle indennità a tutti i collaboratori, salvo cpv. 2, per le missioni inerenti la funzione, previa autorizzazione del responsabile diretto. Tutti i collaboratori sono tenuti a contenere il più possibile gli esborsi in questione. La direzione amministrativa si riserva il diritto di procedere ad una riduzione dell’indennità in caso di evidente scostamento in termini di costi. Le spese non necessarie allo svolgimento dell’attività lavorativa non saranno di regola rimborsate e restano a carico del collaboratore.

    2. Ai docenti a contratto annuale il diritto è riconosciuto soltanto se il loro domicilio si situa fuori dal raggio di trasferta quotidiano (Ticino e Lombardia, ca. 100 km da Lugano / Mendrisio); in tale caso i termini delle indennità sono definiti nel contratto.

    3. Il diritto decade qualora il contratto preveda indennità forfettarie.

    4. La richiesta di indennità viene inoltrata per il tramite del modulo apposito allegando i relativi giustificativi originali, e, in generale, tutte le informazioni relative alla trasferta / missione che permettano una verifica puntuale (segnatamente piano di viaggio, volo, prenotazioni treno, shuttle, albergo, invito o attestazione conferenza). Nel caso di utilizzo della carta di credito o debito personale oltre all’estratto o ricevuta di pagamento va pure allegato il giustificativo originale comprovante il dettaglio della spesa effettuata. La richiesta va vidimata dal superiore competente, al più tardi entro 30 giorni dalla conclusione dell’evento che ha generato le spese. Essa deve essere completa e precisa, in modo da poter identificare chiaramente il motivo della spesa.

    5. Le indennità riconosciute sono rimborsate, di regola, entro 30 giorni.

    6. Il diritto all’indennità decade all’inizio dell’anno civile successivo.

    7. Le prenotazioni di biglietti aerei, del treno, di alberghi o altro vanno effettuate con adeguato anticipo e, di regola, per il tramite delle segreterie designate.

    8. La verifica delle richieste di indennità conformemente alle presenti disposizioni compete alla direzione amministrativa tramite i servizi preposti.

     

    Art. 4 Trasferte

    a) Principi

    1. Per i viaggi di servizio i collaboratori sono tenuti ad utilizzare, in ordine di priorità:
    a) i mezzi pubblici di trasporto e le navette degli aeroporti e/o alberghi
    b) l'aereo
    c) il veicolo privato
    d) il taxi

    2. Nella scelta dei mezzi di trasporto va ottimizzata la razionalità degli spostamenti e minimizzato il loro costo complessivo (spese effettive e tempi di trasferta). In questo senso è considerato anche il noleggio di un’autovettura. In caso di evidente scostamento la direzione amministrativa si riserva di procedere a una riduzione dell’indennità.

    3. Trasferte in taxi da e per le sedi di Lugano e Mendrisio e segnatamente da e per le stazioni FFS di Lugano e Mendrisio e da e per l’aeroporto di Agno sono di regola ammesse per docenti a contratto annuale, docenti invitati, conferenzieri ed esterni, mentre per i collaboratori dell’USI sono ammesse solo in orari in cui i servizi pubblici non sono in circolazione. Per la sede di Mendrisio occorre far capo al servizio navetta organizzato dall’Accademia.

    4. Il ricorso al servizio di taxi è ammesso nelle trasferte fuori Cantone e all’estero (segnatamente luoghi non familiari) ove esso ottemperi al principio di razionalità degli spostamenti. La relativa spesa va debitamente motivata.

     

    b) Modalità

    5. Per il rimborso delle spese di viaggio viene ritenuto il percorso più breve tra la sede di servizio (rispettivamente il domicilio) e il luogo di destinazione.

    6. Per i viaggi di servizio vengono riconosciute le indennità seguenti:
    a) con mezzi pubblici di trasporto:
    il costo del biglietto – tariffa con abbonamento metà prezzo in Svizzera (con abbonamento o arrangiamento più economico) - in 1a classe (professori e docenti), rispettivamente in 2a classe per tutti gli altri collaboratori.

    b) con il veicolo privato:

    fino alla concorrenza massima del costo previsto con mezzi pubblici di trasporto (cfr. punto a)). Il tragitto va debitamente documentato. In casi debitamente motivati e preventivamente autorizzati dalla direzione amministrativa, segnatamente se l’uso del veicolo privato comporta un notevole risparmio in termini di tempo/costi rispettivamente quando l’uso dei mezzi di trasporto pubblici non risulta conveniente: CHF. -.55 al km, incluse le spese di carburante, parcheggio limitato nel tempo, manutenzione e riparazione, coperture assicurative.
    Il parcheggio presso l’aeroporto di partenza viene rimborsato se ottempera il principio di economicità di cui al cpv. 2 del presente articolo. Se documentate da ricevute originali, le spese di pedaggio sono riconosciute separatamente. L’USI non si assume responsabilità per danni a cose e persone che occorrano durante i viaggi compiuti con automobili private o a noleggio.

    c) con l'aereo:

    il prezzo del biglietto in classe economica. Ordinazioni di biglietti aerei effettuate personalmente sono ammesse purché ottemperino il principio di economicità di cui al cpv. 2 del presente articolo.

     

    Art. 5 Pasti e pernottamenti

    1. Per i pasti principali e i pernottamenti fuori Cantone ai professori stabili, al corpo intermedio e al personale dei servizi, viene riconosciuto il rimborso della spesa effettivamente sostenuta sino a concorrenza dei seguenti importi:

    • pasti con giustificativi: pranzo CHF 35.-, cena CHF 40.- (importi massimi ammessi dall’ACC Amministrazione cantonale delle contribuzioni)
    • pasti senza giustificativi (casi particolari debitamente motivati): CHF 25.- per pasto (conformemente alle disposizioni del FNS Fondo nazionale svizzero per la ricerca scientifica). La direzione amministrativa si riserva di applicare tariffe diverse in casi di trasferte di lunga durata.

    Le mance, le bevande e piccole consumazioni fuori dai pasti non sono rimborsate.

    • pernottamenti: max. CHF 160.- per notte inclusa la prima colazione (escluse spese private, segnatamente uso del telefono, minibar, lavanderia, pay-tv, ecc., non soggette a rimborso)

    2. In casi particolari e giustificati (corsi, congressi), le maggiori spese possono essere riconosciute, se debitamente documentate e preventivamente autorizzate dalla direzione amministrativa.

    3. Spese di accesso a internet sono rimborsabili fino a un importo massimo di CHF 10.- al giorno. Non sono rimborsabili spese di telefonia.

    4. L’USI assume unicamente le spese di trasferta e di alloggio (pernottamento in camera singola) per docenti ed esterni con diritto alle indennità ai sensi dell’art. 2 cpv. 1 delle presenti disposizioni; pasti, costi telefonici e/o di connessione internet e altre spese non sono riconosciuti.

     

    Art. 6 Spese di rappresentanza

    1. Per il rimborso dei pasti di rappresentanza con relatori invitati segnatamente per conferenze pubbliche, interventi nei corsi o nell’ambito di progetti di ricerca finanziati da terzi valgono le disposizioni seguenti:

    • pranzo: CHF: 40.- a persona
    • cena: CHF: 50.- persona

    2. Nella richiesta di rimborso vanno indicati, oltre al motivo dell’incontro, i nominativi degli invitati.

    3. Mance, colazioni, bevande e piccole consumazioni fuori dai pasti principali non sono di regola rimborsate.

    4. Eventuali sorpassi non saranno rimborsati o caricati su fondi personali se disponibili.

     

    Art. 7 Deroghe

    1. Eventuali deroghe al presente regolamento devono essere approvate preventivamente e caso per caso dalla direzione amministrativa.

     

    Art. 8 Entrata in vigore

    1. Le presenti disposizioni valgono dal 1. giugno 2015

  • Integrazione alle Disposizioni sulle indennità

    Le indicazioni di cui sotto costituiscono parte integrante delle Disposizioni sulle indennità e sono pure consultabili sulla piattaforma online per i rimborsi sul campus di Lugano.

     

    Base giuridica

     

    Premesse

    • Si ribadisce il principio che le spese vanno documentate con le relative ricevute originali e, in generale, tutte le informazioni relative alla trasferta / missione che permettano una verifica puntuale (segnatamente piano di viaggio, volo, prenotazioni treno, shuttle, albergo, invito o attestazione conferenza).
    • In mancanza di informazioni / motivazioni necessarie ad un adeguato trattamento del rimborso sono applicati gli standard USI (segnatamente utilizzo del veicolo privato o taxi, tariffe albergo, ecc.).
    • Utilizzo carte di credito / debito private: giustificativi e/o estratti bancari riportanti unicamente l’importo pagato senza un dettaglio della spesa incorsa non sono accettati se non corredati dalla pezza giustificativa originale.
    • Per spese non strettamente legate allo svolgimento della funzione ricoperta in USI la Direzione amministrativa si riserva verifiche ulteriori e l’eventualità di non procedere al rimborso.
    • Si rinnova l’invito a voler presentare le richieste di rimborso con regolarità (entro 30 giorni dalla conclusione dell’evento che ha generato le spese, Disposizioni sulle indennità, art. 3 cpv. 4) e in ogni caso entro la fine dell’anno civile di riferimento (Disposizioni sulle indennità, art. 3 cpv. 6).
    • Si invitano le gentili collaboratrici e i gentili collaboratori a verificare lo status delle richieste di rimborso sulla piattaforma con regolarità; i rimborsi, una volta autorizzati, non potranno più essere modificati. Le modifiche alle spese oggetto di rimborso sono sempre giustificate sul modulo stesso.

     

    Flat rate pasti

    • L’applicazione dell’importo forfetario per i pasti è da considerarsi a titolo eccezionale ove e in casi in cui la raccolta di ricevute sia particolarmente difficoltosa (Europa, Stati Uniti e grandi città nel mondo escluse).
    • Nel caso di conferenze viene richiesto di allegare la ricevuta del pagamento della registrazione con relativo programma e/o conferma di iscrizione alla conferenza da cui si possa evincere se i pasti siano o meno inclusi nella quota.
    • Nel caso di richiesta di rimborsi flat rate è obbligatorio giustificare la mancata presentazione delle ricevute, in caso contrario 1) l’Amministrazione si avvale il diritto di chiedere ulteriori spiegazioni, 2) l’importo può non essere rimborsato.

     

    Spese di rappresentanza

    • Ai sensi dell’art. 6 delle Disposizioni sulle indennità sono rimborsabili i pasti principali con ospiti (segnatamente pranzi e cene). Non sono di regola più ammessi rimborsi di colazioni, bevande e piccole consumazioni.

     

    Prenotazioni online

    • Nel caso di prenotazioni o ordini online (viaggi, altri servizi, ecc.) alla conferma dell’ordine va allegata la prova dell’avvenuto pagamento tramite estratto / avviso d’addebito di conto bancario o carta di credito.
    • Nel caso di prenotazioni online, è richiesta la presentazione della fattura dell’albergo (ottenibile al checkout).

     

    Conferenze

    • Viene richiesto di allegare la conferma di iscrizione e il certificato di partecipazione (ove rilasciato o, in alternativa, un documento che comprovi l’effettiva partecipazione) nonché il programma della conferenza.
    • In caso di conferenze e nell’evenienza di un evidente scostamento delle tariffe d’albergo con i limiti USI (Disposizioni indennità, art. 5, cpv. 3) è richiesto di allegare l’elenco degli alberghi convenzionati.

     

    Voli

    • È richiesta la presentazione delle carte d’imbarco, anche per voli prepagati da US.

     

    Automobile

    • Secondo disposizioni, USI rimborsa il costo dell’utilizzo dell’automobile privata fino alla concorrenza massima del costo previsto con mezzi pubblici di trasporto, in particolare per quanto riguarda destinazioni facilmente raggiungibili con mezzi pubblici.
    • Il tragitto va debitamente documentato (es. tramite www.viamichelin.com o altri siti) e l’uso del veicolo privato motivato.
    • Il rimborso della tariffa per chilometro è ammessa unicamente in casi eccezionali e debitamente motivati (segnatamente, viaggio con più persone, trasporto materiale, destinazione difficilmente raggiungibile con mezzi pubblici in termini di tempo o praticabilità) e soggetto ad autorizzazione previa dell’Amministrazione.
    • In caso di viaggi lunghi è possibile valutare il rimborso dietro presentazione delle ricevute originali di rifornimento di carburante, pedaggi, posteggi. È richiesta l’autorizzazione preventiva dell’Amministrazione.

     

    Account Dropbox

    • L’acquisto di licenze e di spazio su Dropbox è possibile unicamente tramite fondi propri o di progetto (ove il progetto preveda un budget specifico).
    • I Servizi informatici dell’USI offrono soluzioni di spazio alternative; si invita a voler contattare direttamente il Servizio (sistema.lu@usi.ch).

     

    Costi per pubblicazione

    • Costi per pubblicazione di articoli scientifici sono rimborsabili unicamente su fondi personali o su progetti/mandati che prevedano un budget specifico; nel caso di progetti finanziati dal Fondo Nazionale Svizzero per la Ricerca Scientifica sono ammessi i costi ove il budget lo preveda e unicamente su riviste certificate secondo elenco pubblicato dal FNS.

     

    Libri

    • Rammentiamo che la procedura per l’ordinazione di libri prevede che essi vengano acquistati per il tramite della Biblioteca.
    • Libri acquistati personalmente sono rimborsabili unicamente su fondi propri o di progetto (ove il budget preveda una voce di spesa specifica).

     

    Hardware / software

    • Rammentiamo che la procedura per l’acquisto di hardware / software prevede che essi vengano acquistati per il tramite dei Servizi informatici dell’USI.
    • Acquisti personali sono rimborsabili unicamente su fondi propri o di progetto (ove il budget preveda una voce di spesa specifica).

     

    USI Business Travel Desk

    • Nel principio dell’economicità e del contenimento delle spese (Disposizioni sulle indennità, art. 3, cpv. 1) chiediamo di far ricorso di principio agli uffici di gestione viaggi preposti (Mattia Tamò, gestione-viaggi.lu@usi.ch, Janine Caggiano per la Facoltà di scienze informatiche, bookings.inf@usi.ch) e, in generale, di effettuare le diverse prenotazioni con adeguato anticipo e riportando tutte le informazioni necessarie sul modulo di approvazione dei costi trasmesso dall’USI Business Travel Desk.

     

    Rimborsi ad esterni / ospiti

    • Sulla piattaforma rimborsi.lu.usi.ch è possibile scaricare il modulo di rimborso per ospiti esterni nonché un formulario per la raccolta dei dati personali.

     

    Lugano, 8 novembre 2017

Facoltà

Pubblico

Tema

Aggiornato al: 22/12/2017