Email a un alto numero di destinatari esterni

È importante seguire alcuni suggerimenti e regole per gli invii di email a un alto numero di destinatari esterni all’USI: infatti la posta inviata dalla vostra casella di posta USI verso corrispondenti esterni viene talvolta consegnata nella cartella SPAM o direttamente cancellata senza preavviso.

Le cause possono essere dovute agli invii di newsletter, indagini o altri messaggi promozionali, non in linea con le regole previste per questo tipo di invii. Ad esempio:

• cancellazione difficoltosa
  Se si rende difficile il processo di cancellazione da una lista, si corre il rischio che l’utente marchi il messaggio come SPAM, che è molto più dannoso per le consegne della posta dell’USI rispetto alla cancellazione da una singola lista. È necessario includere sempre un link di cancellazione dalle liste e-mail.
   
• elenchi di posta elettronica non aggiornati
  Le persone cambiano abbastanza regolarmente i propri indirizzi e-mail. Se il messaggio non viene aperto o non arriva risposta, probabilmente l’indirizzo è obsoleto e dovrebbe essere rimosso dalla lista di invio. Invii ripetuti a persone che non leggono più i messaggi vengono rilevati e peggiorano la reputazione del sistema di posta.
   
• invio di email irrilevanti
  Se si invia lo stesso identico messaggio a una lista di posta elettronica, probabilmente non si forniscono informazioni pertinenti a tutti. Si consiglia di segmentare e personalizzare i messaggi per renderli più attrattivi. Se si sono inviati più di 3 messaggi non aperti allo stesso indirizzo di posta elettronica, o non sono interessati a ciò che si ha da dire, o hanno cambiato indirizzo di posta elettronica.

Continuare a scrivere a corrispondenti che cancellano subito i messaggi ricevuti o li contrassegnano come SPAM abbassa la reputazione del sistema di posta.

Criteri, procedure e linee guida Microsoft

Inoltre Microsoft, che gestisce le caselle di posta di Outlook.com, Hotmail.com e Live.com, ha pubblicato le linee guida da rispettare per gli invii verso i loro sistemi. Per alcune è necessaria la vostra collaborazione.

Microsoft si impegna a fornire ai propri utenti un servizio Web affidabile e protetto. Per questo motivo ha sviluppato una serie di criteri, processi e procedure consigliate che intendono proteggere gli utenti da messaggi indesiderati, dannosi o contenenti abusi. Chi desidera inviare e-mail agli utenti di Outlook.com dovrà leggere e seguire le linee guida riportate in questa pagina evitando così eventuali problemi di recapito.

• Dopo avere ricevuto un codice di risposta di errore SMTP numerico compreso tra 500 e 599, anche noto come risposta di mancato recapito permanente, il mittente non deve tentare di trasmettere nuovamente il messaggio allo stesso destinatario.

  Esempio di errore:
  550 5.5.0 Requested action not taken: mailbox unavailable.
  È vietato riscrivere a un corrispondente per il quale precedentemente è stato generato questo tipo errore. Il server non ripete l’invio.
  Cosa fare: Si cancelli il corrispondente dall’elenco.
   

• Dopo più risposte di mancato recapito, il mittente deve interrompere qualsiasi tentativo di inviare posta elettronica a tale destinatario.

  Esempio di errore:
  450 4.5.0 Mailbox temporarily unavailable.
  È vietato riscrivere a un corrispondente per il quale precedentemente è stato generato più volte questo tipo errore. Il server cerca di spedire ripetutamente il messaggio e informa il mittente dell’attesa e di eventuali errori.
  Cosa fare: Se il messaggio non può essere consegnato si cancelli il corrispondente dall’elenco.
   

• Il meccanismo per annullare l'iscrizione, sia da singoli elenchi che da tutti gli elenchi gestiti dal mittente, deve essere documentato con chiarezza e facile da trovare e applicare.

  È vietato scrivere a persone che non desiderano essere iscritte nel vostro elenco.
  Cosa fare: È obbligatorio disiscrivere chi lo richiede e indicare chiaramente nel messaggio come farlo ad ogni invio.
   

• I mittenti non possono usare tecniche di data mining negli spazi dei nomi sui server della posta in arrivo di Outlook.com. Si tratta in pratica di verificare gli indirizzi di posta elettronica senza effettivamente inviare o provare a inviare messaggi.

  Microsoft vieta la verifica degli indirizzi di posta tramite invii fasulli.
  Cosa fare: Inviare i messaggi tramite sistemi di invio che non usano tecniche di data mining come ad esempio il nostro servizio di posta.

Occorre inoltre rispettare i regolamenti governativi (vale per tutti i provider USA).

Le e-mail inviate agli utenti di Outlook.com devono essere pienamente conformi ai regolamenti e alle leggi che regolano le comunicazioni via e-mail vigenti nella giurisdizione di competenza:

• CAN-SPAM Act: A Compliance Guide for Business | Federal Trade Commission (ftc.gov)
• CAN-SPAM Act: A Compliance Guide for Business
• Candid answers to CAN-SPAM questions

Nuovo sistema di invio

Per permettere ai membri della comunità accademica di gestire gli invii nel rispetto delle regole indicate il Servizio informatico ha messo a punto un sistema che automatizza la personalizzazione dei messaggi, la traccia delle aperture e la cancellazione dalle liste di invio.

Per informazioni su questo nuovo sistema di invio: 
[email protected].