Sicurezza in viaggio

Per collaboratrici/tori e responsabili di viaggio.
 

Valutazione del rischio

Prima di ogni viaggio è obbligatorio effettuare la valutazione preventiva del rischio, tramite la Travel risk map di iSOS, che assegna ad ogni Paese un rischio di sicurezza e un rischio sanitario.

Per classificare il rischio di viaggio, il Responsabile del viaggio consulta la Travel risk map, seleziona il Paese di destinazione scelto e identifica i due livelli relativi al rischio sanitario e al rischio di sicurezza.

In base alla tabella sottostante, il Responsabile di viaggio attribuisce il livello di rischio riportato sulla Travel Risk Map al corrispettivo livello di rischio secondo la scala interna definita dall’USI.

Qualora i livelli di rischio sanitario e di sicurezza riportati sulla Travel Risk Map non coincidano, il Responsabile di viaggio deve scegliere quello dei due che presenta il livello di rischio più alto e utilizzare quel parametro per procedere alla classificazione interna secondo la scala definita dall’USI.

NB: si raccomanda ai Responsabili di viaggio di verificare, tramite la piattaforma iSOS, i livelli di rischio attribuiti alle singole città oggetto di visita. Qualora vi fosse un livello di rischio alto, molto alto o estremo per una specifica città o per determinate aree della stessa, pur in assenza di un rischio esteso all’intero Paese, i Responsabili di viaggio sono tenuti a seguire la procedura di approvazione del viaggio e ad adottare le opportune misure di precauzione e, salvo comprovata necessità, a evitare tali aree. La visita a una città o ad aree della stessa che presentano un grado di rischio molto alto o estremo è ad ogni modo vietata.

* Procedura di approvazione

• L’approvazione va richiesta per iscritto al proprio Responsabile gerarchico o al proprio Supervisor prima della richiesta di prenotazione del viaggio o della prenotazione del viaggio.
• Per viaggi verso destinazioni con livello di rischio USI 4, l’approvazione del Decano di Facoltà va richiesta per iscritto con sufficiente anticipo rispetto alla prenotazione del viaggio.
• L'approvazione scritta del Responsabile gerarchico o Supervisor e/o del Decano di Facoltà devono essere allegate al modulo di richiesta di prenotazione da inoltrare agli incaricati delle prenotazioni dei viaggi, rispettivamente all’eventuale richiesta di rimborso.
• Per i viaggi prenotati con largo anticipo, il Responsabile del viaggio è tenuto a ricontrollare il livello di rischio assegnato al Paese di destinazione del viaggio, rispettivamente alle città oggetto di visita, prima della partenza. Se questo si è aggravato, è necessario chiedere le relative approvazioni prima della partenza o chiedere l’annullamento del viaggio se il rischio dovesse essere diventato di livello 5.

Fanno fede le "Disposizioni per la gestione del rischio legato ai viaggi".

Per collaboratrici/tori e responsabili di viaggio.
Studentesse e studenti non hanno accesso diretto, ricevono le informazioni dai responsabili di viaggio.

Prima del viaggio

1. Consultare la Travel risk map di iSOS per stabilire il livello di rischio USI e capire quindi se sia necessaria un’autorizzazione di viaggio.
2. Se è necessaria un'approvazione, richiederla tramite i canali ufficiali prima di passare al punto successivo.
3. Visitare il portale riservato ai membri di International SOS: https://myportal.internationalsos.com/ e accedere con il Single Sign On di USI per:
   • Consultare le guide, ottenere informazioni culturali, trovare i rapporti medici e di sicurezza specifici per la destinazione;
   • accedere ad aggiornamenti giornalieri sulla sicurezza di viaggio, incidenti imprevisti e sviluppi situazionali;
   • attivare le notifiche di allerta proattive per rimanere informati con avvisi medici e di sicurezza in tempo reale;
   • richiedere assistenza e informazioni prima del viaggio, quali vaccinazioni, farmaci necessari e sicurezza in viaggi

     Se è la prima volta che si accede al portale, si verrà indirizzati alla pagina di configurazione dell’account.
     Se richiesto, ID di appartenenza USI è: 22AGDA1086285IT
      

4. Scaricare l’app gratuita di International SOS al seguente link, da usare prima e durante il viaggio:
   • sarà richiesto di inserire nome, cognome, indirizzo e-mail USI, numero di telefono, luogo di lavoro;
   • l’app permette di verificare gli avvisi per Paese, ricevere supporto 24/7 dai centri di assistenza e rimanere informati e pronti con avvisi medici e di sicurezza in tempo reale;
   • ricordarsi di attivare sul telefono le impostazioni di localizzazione e le notifiche.
      
5. Prepararsi al viaggio tramite il Digital Learning Portfolio di iSOS, accessibile al seguente link: https://traininghub.internationalsos.com/mintra/p/USI
   • al primo accesso occorre registrarsi, non è attiva la sincronizzazione con il Single Sign On di USI;
   • all’interno si trovano corsi di formazione su tematiche importanti, specifiche per destinazione e rischio: dalla pianificazione del viaggio alla sensibilizzazione e prevenzione delle malattie, al primo soccorso;
   • i corsi possono essere fruiti in ogni momento e tramite diversi dispositivi.

I viaggiatori USI hanno sempre la possibilità di contattare qualsiasi centro di assistenza International SOS per richiedere informazioni o assistenza in caso di bisogno o emergenza.

Ad esempio (lista non esaustiva):

• per consigli in materia di salute, sicurezza e protezione;
• per contattare un medico o per richiedere medicinali;
• organizzare il rimpatrio.

Il contatto può essere stabilito tramite telefono/e-mail ai recapiti indicati sotto, oppure tramite il pulsante “Chiama” all'interno dell'Assistance App di iSOS, che collega automaticamente il viaggiatore al centro di assistenza più vicino.

Contatti iSOS a seconda della lingua di preferenza del viaggiatore:

• Milano Assistance Center - per italiano e inglese
  +39 02 35 98 95 01
  [email protected]
• Paris Assistance Center - per francese e inglese
  +33 (0) 155 633 232
  [email protected]
• Frankfurt Assistance Center - per tedesco e inglese
  +49 6102 3588 100
  [email protected]

1. CHI PUÒ USUFRUIRE DEI SERVIZI DI INTERNATIONAL SOS?

I membri del personale accademico e amministrativo dell’USI che viaggiano all’estero per conto dell’USI possono usufruire di questo servizio. Gli studenti USI e i collaboratori senza contratto di lavoro usufruiscono indirettamente del servizio quando partecipano a viaggi, escursioni o altre attività di mobilità, studio e/o ricerca organizzate dall’USI e/o in rappresentanza dell’USI. In questi casi i Responsabili di viaggio, cioè coloro che si interfacciano con iSOS, non sono gli studenti e i collaboratori senza contratto di lavoro, ma gli organizzatori del viaggio. Il servizio non copre i viaggi personali. I docenti e i professori in visita che non hanno un contratto di lavoro con l’USI non sono ammessi al servizio di assistenza in viaggio.

2. CI SONO DEI COSTI PER QUESTO SERVIZIO?

No, i servizi forniti da International SOS (come le informazioni e i consigli disponibili sul sito web, l’app per smartphone e l’hotline) sono gratuiti per il personale USI. Gli studenti USI hanno accesso alle informazioni e ai consigli tramite il loro Responsabile di viaggio e possono accedere all’hotline in caso di emergenza. I servizi coordinati da International SOS, tra cui visite mediche, ricoveri ospedalieri e rimpatri possono essere invece coperti dall’assicurazione viaggi professionali stipulata da USI (solo per chi ha un contratto di lavoro con USI). Gli studenti, non avendo un contratto di lavoro con USI, non sono coperti da questa assicurazione, consigliamo quindi a questa categoria di viaggiatori di contattare la loro compagnia di assicurazioni per verificare quale copertura di viaggio abbiano.

3. IL PROGRAMMA DI ASSISTENZA VIAGGI INCLUDE UN'ASSICURAZIONE DI VIAGGIO PROFESSIONALE?

Non direttamente, International SOS fornisce informazioni importanti sui rischi per la salute e la sicurezza che potresti incontrare nel Paese di destinazione ed è inoltre il primo punto di contatto in caso di problemi di salute o sicurezza durante il viaggio, i loro esperti forniranno consulenza e, se necessario, prenderanno provvedimenti di emergenza. USI dispone di un’assicurazione viaggi professionali per chi ha un contratto di lavoro con USI che risponde in caso di: annullamento viaggio per infortunio o malattia, trasporto in ospedale e rimpatrio, rimpatrio in caso di decesso, costi di ricerca e salvataggio, visite al letto di ospedale fino a 2 persone, protezione in caso di crisi, spese mediche e ospedaliere all’estero, copertura infortuni in caso di decesso o invalidità.

4. L'USI DISPONE DI UN'ASSICURAZIONE DI VIAGGIO PROFESSIONALE? 

Sì, USI dispone di un’assicurazione viaggi professionali per i membri del personale accademico e amministrativo che hanno un contratto di lavoro con USI.
L'assicurazione viaggi risponde in caso di:

• costi di annullamento del viaggio per malattia, infortunio, maternità;
• costi aggiuntivi in caso di perdita della coincidenza aerea a causa di ritardi di volo;
• costi di trasporto in ospedale e rimpatrio;
• costi di ricerca e salvataggio, visite all'ospedale, rientro d'emergenza e viaggio di sostituti;
• protezione in caso di crisi;
• spese mediche e ospedaliere all’estero;
• copertura infortuni in caso di decesso o invalidità
• copertura franchigia e RC complementare per auto a noleggio.

Per consultare in dettaglio le prestazioni assicurative, rivolgersi al Servizio risorse umane.